هي أول وثيقة رسمية تصدر باسم المشروع ، تُوَّقع من قبل ممول المشروع أو كبير المهندسين أو الإدارة العليا ، وهي الوثيقة التي إن اُعْتمدت بالتوقيع أو غيره .. أصبح المشروع رسمياً ومعتمداً لدى المنظمة ومعترفاً به دون أدنى شك ( يمكن ترجمتها إلى المرسوم أو دستور المشروع ).
فوائد الـ Project Charter
تعطي مدير المشروع الصلاحيات الرسمية اللازمة لإنهاء المشروع وتطبيقها على الأنشطة والموارد واستخدام الميزانية المحددة له فيها دون الرجوع إلى الإدارة العليا.
وتضفي على المشروع الصفة الرسمية التي لا لبس فيها وتجعله معترفاً به ضمن مشاريع المنظمة ، وتظهر حاجته الشديدة في الهياكل التنظيمية الكلاسيكية ذو الصفة الوظيفية Functional Organization أو التنظيمات المصفوفة المختلطة الضعيفة Matrix Organization - week لكون مدير المشروع في تلك التنظيمات يميل إلى التنسيق أو تسريع المشروع أكثر من كونه مديراً للمشروع كما في التنظيمات المشروعية Projectized Organization .
أيضاً تزود المشروع بالأهداف العامة والمعلومات الأساسية التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع ويتعرف عليها قبل البدء بالمشروع نفسه ، ويرجع إليها باستمرار كلما دعت الحاجة، فهي بأهمية الخريطة أو البوصلة للمسافر .
خطوات كتابة الوثيقة للمشروع
1. اطلب مقابلة ممول المشروع وأيّ مدراء تنظيميين آخرين سوف يشتركوا في هذا المشروع والمستفيدين الأساسيين من المشروع ، وذلك لضمان استيعابك للغرض الفعلي من المشروع والفهم الصحيح للمنتج النهائي، وبينما أنت تستمع وتسجل النقاط المهمة .. تأكد من أنك متفق معهم وهم متفقون معك على كل نقطة من النقاط الرئيسة قبل تجاوزها إلى التي تليها.
2. اسأل ممول المشروع والمستفيدين منه عن الأهداف الرئيسة للمشروع .. اسأل الأسئلة مثل: كيف سيبدو المنتج عندما نقترب من نهاية المشروع وكيف سيعمل ؟ ومتى نعتبر أن المشروع قد نجح في الانجاز واستوفى جميع التوقعات ؟
3. اسأل ممول المشروع والمستفيدين منه عن المخرجات الملموسة والتي تعتبر جزء لا يتجزأ من المشروع ، وأعطهم بعض الأمثلة مستنداً على دورة حياة المنتج.
4. أجمع مبررات وجود المشروع واربطه بالخطة الإستراتيجية ، وتأكد أن ممول المشروع والمستفيدين من المشروع متفقون على ذلك .
5. ابدأ بتخمين الموارد التي يحتاجها المشروع وتكلفتها. استخدم معلومات المشاريع السابقة كمقارنات ، اجعل المستفيدين من المشروع يشاركونك في هذه التخمينات واعتمد في التخمين على حجم ودرجة تعقيد المشروع والتقنية المستخدمة فيه واجمع هذه المعلومات.
6. أكتب وثيقة المشروع بكلّ المعلومات التي جمعتها.
7. التزم في الوثيقة بالشرح الوافي الدقيق للسلطة التي سيمارسها مدير المشروع والتي يحتاجها فعلاً (مثل معاقبة أو طرد موظف ، توظيف أفراد ، مكافأة المتميزين ، نظام المصروفات ، ...الخ).
8. تأكد أن جميع العناصر السابقة والمعلومات موثقة .
9. اطلب من ممول المشروع أو كبير المهندسين (قد يكون رئيسك) مراجعة وتغيير هذه الوثيقة حسب الحاجة قبل توقيعيها من قبلهم وتوزيعها إلى الإدارات والأقسام ذات العلاقة والتأثير على المشروع .
10. اعقد اجتماع لكل المدراء التنفيذيين وأعضاء الفريق المشاركين في تأسيس المشروع لضمان اتفاق فهمهم للوثيقة.
مثال تطبيقي
لوحظ في الآونة الأخيرة أن كثيراً من الزوار لملتقى المهندسين العرب عندما يسجل لأول مرة يختفي بعد مشاركة أو مشاركتين، وأنّ وقت التسجيل حتى أول مشاركة للعضو الجديد يستغرق وقتاً أطول مما هو في المنتديات الأخرى بعشرة مرات ، وعدد أخطاء التسجيل المسجلة في السيرفر قد ارتفع إلى الضعف مما هو في السنة الماضية.
أهداف المشروع
الغرض من هذا المشروع هو التحري عن الأسباب لهذه الظاهرة ، وسيعتبر الحل المتفق عليه من جراء هذه الدراسة مشروعاً فرعياً يلحق بهذا المشروع ، ويجب إكمال المشروع في موعد أقصاه 24 سبتمبر2006 (غرة رمضان) ، وأن لا تتجاوز الصرفيات 1000 دولار ، وتخفيض وقت التسجيل على الأقل 50 % ، وألاَّ تتجاوز عدد الأخطاء على السيرفر 10 أخطاء في اليوم.
مُبرِّرات المشروع
إنّ عدم الاستجابة للطلبات الملحة لتطوير هذا الموقع قد يؤدي إلى التفات عدد لا بأس به من السواعد الفتية إلى مواقع أخرى مغرضة ، في حين أنه يمكن تدارك هذه الظاهرة بالمبادرة بهذا المشروع .
موارد المشروع
تكلف الإدارة المالية للموقع بتزويد مدير المشروع بالمبالغ الضرورية وضمن حدود الميزانية على هيئة دفعات باستخدام النماذج المعتمدة لدى المنتدى ، ويكلف قسم الحاسوب وقسم العمارة والتخطيط بتوفير الموارد البشرية المؤهلة ، وذلك حسب جدول زمني معين يتم الاتفاق عليه .
المهام والمسؤوليات
ُيعين المهندس مهاجر مديراً للمشروع وله سلطة مطلقة لاختيار أعضاء الفريق التنفيذيين ويحدد ميزانية المشروع النهائية ، وإضافة إلى فريق المشروع الذي سيُشكل ، فسيتم تعيين كلٌ من المهندس جاسر والمهندسة N.C في المشروع كخبراء استشاريين دائمين بسبب خبرتهم في هذا المجال .
المخرجات المتوقعة
· تقرير بالدراسة يبين مناطق التغيير بشكل عام، وكم كلّ تغيير سيكلّف ، وما هو التحسين المتوقّع من كلّ تغيير، ويجب أن يصدر هذا التقرير إلكترونيا ويكون بالاتفاق مع رؤساء الأقسام وفريق المشروع الأساسي.
· استبيان من الأعضاء والضيوف يغطي مناطق التحسين ويكشف عن العيوب، وتستخدم البيانات فيه بطريقة إحصائية .
· إصدار هيكل تجزئة الأعمال WBS خلال أسبوعين من توقيع الوثيقة ، ويليه وخلال أسبوع فقط يتم إصدار قائمة بالمخاطر التي تواجه إنجاز المشروع.
التواقيع المعتمدة
وبرفقه ملفين بصيغة PDF أحدهما لما سبق بتنسيق قابل للطباعة ، والآخر هي مثال واضح للوثيقة السابقة .. ولكم أن تستفيدوا منها كما ترون
أسأل الله تعالى أن ينفع بها .. آمين
فوائد الـ Project Charter
تعطي مدير المشروع الصلاحيات الرسمية اللازمة لإنهاء المشروع وتطبيقها على الأنشطة والموارد واستخدام الميزانية المحددة له فيها دون الرجوع إلى الإدارة العليا.
وتضفي على المشروع الصفة الرسمية التي لا لبس فيها وتجعله معترفاً به ضمن مشاريع المنظمة ، وتظهر حاجته الشديدة في الهياكل التنظيمية الكلاسيكية ذو الصفة الوظيفية Functional Organization أو التنظيمات المصفوفة المختلطة الضعيفة Matrix Organization - week لكون مدير المشروع في تلك التنظيمات يميل إلى التنسيق أو تسريع المشروع أكثر من كونه مديراً للمشروع كما في التنظيمات المشروعية Projectized Organization .
أيضاً تزود المشروع بالأهداف العامة والمعلومات الأساسية التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع ويتعرف عليها قبل البدء بالمشروع نفسه ، ويرجع إليها باستمرار كلما دعت الحاجة، فهي بأهمية الخريطة أو البوصلة للمسافر .
خطوات كتابة الوثيقة للمشروع
1. اطلب مقابلة ممول المشروع وأيّ مدراء تنظيميين آخرين سوف يشتركوا في هذا المشروع والمستفيدين الأساسيين من المشروع ، وذلك لضمان استيعابك للغرض الفعلي من المشروع والفهم الصحيح للمنتج النهائي، وبينما أنت تستمع وتسجل النقاط المهمة .. تأكد من أنك متفق معهم وهم متفقون معك على كل نقطة من النقاط الرئيسة قبل تجاوزها إلى التي تليها.
2. اسأل ممول المشروع والمستفيدين منه عن الأهداف الرئيسة للمشروع .. اسأل الأسئلة مثل: كيف سيبدو المنتج عندما نقترب من نهاية المشروع وكيف سيعمل ؟ ومتى نعتبر أن المشروع قد نجح في الانجاز واستوفى جميع التوقعات ؟
3. اسأل ممول المشروع والمستفيدين منه عن المخرجات الملموسة والتي تعتبر جزء لا يتجزأ من المشروع ، وأعطهم بعض الأمثلة مستنداً على دورة حياة المنتج.
4. أجمع مبررات وجود المشروع واربطه بالخطة الإستراتيجية ، وتأكد أن ممول المشروع والمستفيدين من المشروع متفقون على ذلك .
5. ابدأ بتخمين الموارد التي يحتاجها المشروع وتكلفتها. استخدم معلومات المشاريع السابقة كمقارنات ، اجعل المستفيدين من المشروع يشاركونك في هذه التخمينات واعتمد في التخمين على حجم ودرجة تعقيد المشروع والتقنية المستخدمة فيه واجمع هذه المعلومات.
6. أكتب وثيقة المشروع بكلّ المعلومات التي جمعتها.
7. التزم في الوثيقة بالشرح الوافي الدقيق للسلطة التي سيمارسها مدير المشروع والتي يحتاجها فعلاً (مثل معاقبة أو طرد موظف ، توظيف أفراد ، مكافأة المتميزين ، نظام المصروفات ، ...الخ).
8. تأكد أن جميع العناصر السابقة والمعلومات موثقة .
9. اطلب من ممول المشروع أو كبير المهندسين (قد يكون رئيسك) مراجعة وتغيير هذه الوثيقة حسب الحاجة قبل توقيعيها من قبلهم وتوزيعها إلى الإدارات والأقسام ذات العلاقة والتأثير على المشروع .
10. اعقد اجتماع لكل المدراء التنفيذيين وأعضاء الفريق المشاركين في تأسيس المشروع لضمان اتفاق فهمهم للوثيقة.
مثال تطبيقي
دراسة تحسين الموقع الالكتروني لملتقى المهندسين العرب
نظرة عامة على المشروعلوحظ في الآونة الأخيرة أن كثيراً من الزوار لملتقى المهندسين العرب عندما يسجل لأول مرة يختفي بعد مشاركة أو مشاركتين، وأنّ وقت التسجيل حتى أول مشاركة للعضو الجديد يستغرق وقتاً أطول مما هو في المنتديات الأخرى بعشرة مرات ، وعدد أخطاء التسجيل المسجلة في السيرفر قد ارتفع إلى الضعف مما هو في السنة الماضية.
أهداف المشروع
الغرض من هذا المشروع هو التحري عن الأسباب لهذه الظاهرة ، وسيعتبر الحل المتفق عليه من جراء هذه الدراسة مشروعاً فرعياً يلحق بهذا المشروع ، ويجب إكمال المشروع في موعد أقصاه 24 سبتمبر2006 (غرة رمضان) ، وأن لا تتجاوز الصرفيات 1000 دولار ، وتخفيض وقت التسجيل على الأقل 50 % ، وألاَّ تتجاوز عدد الأخطاء على السيرفر 10 أخطاء في اليوم.
مُبرِّرات المشروع
إنّ عدم الاستجابة للطلبات الملحة لتطوير هذا الموقع قد يؤدي إلى التفات عدد لا بأس به من السواعد الفتية إلى مواقع أخرى مغرضة ، في حين أنه يمكن تدارك هذه الظاهرة بالمبادرة بهذا المشروع .
موارد المشروع
تكلف الإدارة المالية للموقع بتزويد مدير المشروع بالمبالغ الضرورية وضمن حدود الميزانية على هيئة دفعات باستخدام النماذج المعتمدة لدى المنتدى ، ويكلف قسم الحاسوب وقسم العمارة والتخطيط بتوفير الموارد البشرية المؤهلة ، وذلك حسب جدول زمني معين يتم الاتفاق عليه .
المهام والمسؤوليات
ُيعين المهندس مهاجر مديراً للمشروع وله سلطة مطلقة لاختيار أعضاء الفريق التنفيذيين ويحدد ميزانية المشروع النهائية ، وإضافة إلى فريق المشروع الذي سيُشكل ، فسيتم تعيين كلٌ من المهندس جاسر والمهندسة N.C في المشروع كخبراء استشاريين دائمين بسبب خبرتهم في هذا المجال .
المخرجات المتوقعة
· تقرير بالدراسة يبين مناطق التغيير بشكل عام، وكم كلّ تغيير سيكلّف ، وما هو التحسين المتوقّع من كلّ تغيير، ويجب أن يصدر هذا التقرير إلكترونيا ويكون بالاتفاق مع رؤساء الأقسام وفريق المشروع الأساسي.
· استبيان من الأعضاء والضيوف يغطي مناطق التحسين ويكشف عن العيوب، وتستخدم البيانات فيه بطريقة إحصائية .
· إصدار هيكل تجزئة الأعمال WBS خلال أسبوعين من توقيع الوثيقة ، ويليه وخلال أسبوع فقط يتم إصدار قائمة بالمخاطر التي تواجه إنجاز المشروع.
التواقيع المعتمدة
مدير المشروع : م/ مهاجر _________________ قسم الحاسوب : م/ سامح
كبير المهندسين: م/ أبو عمر _______________قسم العمارة والتخطيط : م/ أبو فيصل
ممول المشروع : د. فيصل الشريف ___________الخبراء الدائمين : م/جاسر ، م/ N.C
كبير المهندسين: م/ أبو عمر _______________قسم العمارة والتخطيط : م/ أبو فيصل
ممول المشروع : د. فيصل الشريف ___________الخبراء الدائمين : م/جاسر ، م/ N.C
أسأل الله تعالى أن ينفع بها .. آمين